NSSF har utarbeidet en mal som anbefales benyttet.

Underveis i møtet sender dere rundt kontaktlisten for lagledere. Denne informasjonen må være tilgjengelig på rennkontoret når det kan være aktuelt å kontakte kretsens representant på arrangementet.

Lisens

Nevn kretser som har løpere som ikke har lisens, de blir igjen etter lagledermøte. Ikke nevn navn på  enkeltutøvere i plenum.